Cómo configurar la función de proyecto de cliente en Sage Timeslips

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Por Elaine Marmel

La función Proyecto cliente de Sage Timeslips es una función que puede utilizar para administrar varios clientes en un proyecto. Mediante la función Proyecto de Cliente, puede

  • Establecer diferentes arreglos de proyecto de ley para cada proyecto
  • Establecer presupuestos de clientes diferentes para cada proyecto
  • Aplicar pagos a cada proyecto
  • Hacer un seguimiento de los saldos de las cuentas por cobrar y de los fondos de los clientes por separado

Pero la característica Proyecto Cliente ofrece un beneficio adicional que no se obtiene si se utiliza el primer método: la oportunidad de consolidar información de diferentes asuntos en facturas e informes. La única diferencia de resultado final entre estos dos métodos es la capacidad de producir información consolidada.

Verá una muestra del resumen de facturación del proyecto que puede producir cuando configure clientes y proyectos utilizando la función Proyecto de cliente. Este resumen aparece al final de la factura consolidada.

Ahora veamos la primera factura y la segunda factura, respectivamente, de una factura consolidada de dos proyectos para la empresa North Lake Consulting. La factura consolidada incluye el nombre y la dirección del cliente sólo una vez, en la parte superior de la primera factura.

Los cargos por cada proyecto aparecen en la factura consolidada separados por un número de factura e información del campo En referencia a. De forma predeterminada, los proyectos no se inician en una página nueva, pero puede cambiar esa configuración en el diseño de la factura que utilice.

Puede utilizar la función Proyecto de cliente sin preparar una factura consolidada, es decir, puede facturar cada proyecto individualmente. Su elección entre el método 1 y el método 2 debe basarse en su necesidad de consolidar la información.

Puede utilizar la función Proyecto de Cliente de forma selectiva. En otras palabras, puede tratar a algunos clientes como clientes del Proyecto Cliente y a otros como clientes habituales.

Cuando cree los apodos para clientes con proyectos, necesitará usar un apodo de dos partes separado por un carácter que probablemente no sea parte del nombre del cliente, como un guión bajo. Usted hace que la primera parte del apodo sea consistente para el cliente y la segunda parte representativa del proyecto. Los apodos pueden parecerse a esto:

  • Smith_Estado
  • Smith_Lawsuit
  • Smith_Divorcio

Además, al configurar clientes con proyectos, es necesario establecer un cliente como cliente maestro. Los Timeslips pueden copiar información del cliente maestro a los clientes del proyecto, haciendo que la configuración sea rápida y fácil para usted.

Para utilizar la función Proyecto cliente, es necesario establecer el separador que se pretende utilizar en el apodo para distinguir los clientes con proyectos de los clientes sin proyectos, y es necesario identificar la información que los Timeslips tomarán del cliente maestro y se aplicarán automáticamente a los clientes de los proyectos. Siga estos pasos antes de configurar clientes y proyectos:

  1. Seleccione Setup→General.Aparece la ventana de diálogo Parametrizaciones generales.
  2. A la izquierda, haz clic en Apodos.
  3. Abra la lista Separador de proyectos y elija el carácter que desea utilizar para separar la primera parte del nombre de usuario de la segunda parte.
  4. En el lado izquierdo del cuadro de diálogo, haga clic en Nuevos nombres.
  5. En la sección Clientes, seleccione los campos que desea que Timeslips copie de un cliente maestro a un cliente de proyecto. La elección de copiar otros campos depende de las diferencias que necesite establecer entre el mandante maestro y los distintos proyectos.
  6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

Cuando configure un cliente con varios proyectos, configure primero el proyecto maestro y utilice la convención de nombres de proyecto de cliente para el apodo 1. Además, rellene la información de la dirección tal y como desea que aparezca en la factura y, en la sección Estado, asegúrese de seleccionar la casilla de verificación Cliente maestro. A continuación, grabe el mandante maestro.

Ahora está listo para crear un cliente de proyecto. Después de guardar el cliente maestro, haga clic en el botón Nuevo (signo más) en la barra de herramientas a lo largo de la parte derecha de la ventana y cree un proyecto. En lugar de escribir el nombre de usuario del cliente, escriba el separador de proyectos.

Timeslips automáticamente ingresa la primera parte del apodo del Cliente Maestro – la parte a la izquierda del separador del proyecto – en el campo Apodo 1. Rellena el lado derecho del nick para que el nick sea único.

Para hacer Timeslips rellenar el lado izquierdo del cliente correcto, abra el cliente maestro antes de hacer clic en el botón Nuevo (signo más) en la barra de herramientas. Timeslips asume que desea configurar un nuevo proyecto para ese cliente maestro. Puede identificar fácilmente los clientes maestros en la ventana Lista de clientes porque aparece una M junto a ellos.

Haga clic en el botón Aplicar valores predeterminados y Timeslips rellenará automáticamente la información del cliente del proyecto en función de la configuración establecida en el cuadro de diálogo Configuración general. Puede realizar los cambios que desee (por ejemplo, puede cambiar el texto que aparece en el campo En referencia a) y, a continuación, guardar el proyecto.

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