Cómo configurar tareas en Sage Timeslips

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Por Elaine Marmel

Las tareas de Sage Timeslips representan el trabajo que realiza un cronometrador. Puede configurar muchas tareas o sólo unas pocas, pero necesita al menos una tarea en su base de datos. Algunas empresas desean poder ver informes que muestren el tiempo empleado en la realización de una tarea determinada, independientemente de la persona que haya realizado el trabajo o del cliente para el que se haya realizado.

Otras empresas desean clasificar las facturas en función de las tareas realizadas. Estas empresas pueden crear varias tareas. Otras empresas no se preocupan por el seguimiento de dicha información; si su empresa pertenece a este grupo, asegúrese de establecer al menos una tarea y no se preocupe por establecer ninguna otra.

No se deje llevar por la creación de tareas. Tener demasiadas tareas puede ralentizar la entrada de datos ya que sus empleados buscan la tarea correcta a asignar. Además, si sus empleados tienen problemas para decidir entre las tareas, pueden elegir la tarea equivocada, lo que sesgará sus informes y no producirá buenos datos, y frustrará el propósito de establecer muchas tareas.

En algunos lugares del programa Sage Timeslips, encontrará menciones de actividad, el término que se usó originalmente en Timeslips para las tareas. Cuando veas actividad, piensa en una tarea.

Al crear tareas, recuerde que el Apodo 1 es obligatorio y el resto de la información es opcional, pero puede ayudarle a acelerar la entrada de datos. Para crear una tarea, siga estos pasos:

  1. Seleccione Names→Task Info.Aparece la ventana Lista de tareas.
  2. Haga clic en el botón Nuevo (signo de suma) en la barra de herramientas en la parte superior de la ventana Aparece la ventana Información de la tarea, igual que la ventana Información del cronometrador.
  3. Escriba los caracteres que representan la tarea para el apodo 1 en la casilla 1, y si es apropiado, escriba el apodo 2 en la casilla 2. Cada apodo debe ser único. El apodo 1 puede tener hasta 30 caracteres, y el apodo 2, hasta 15. El primer apodo debe ser único y no se puede asignar a ninguna otra tarea. El segundo apodo es opcional.
  4. En la lista Configurar este registro para que coincida con los campos de la lista, haga clic en Predeterminado para seleccionar la plantilla predeterminada de Timeslips. Aparece la versión detallada de la ventana Información de la tarea, que muestra los apodos que ha proporcionado, así como una clasificación de Abrir. El resto de la información que proporcione en esta ventana es opcional.
  5. (Opcional) En el cuadro Nombre, escriba un nombre completo para la tarea.
  6. (Opcional) En la lista desplegable Categoría, seleccione una categoría si utiliza esta función.
  7. (Opcional) En la sección Tabla de Tarifas, establezca hasta 20 tarifas de facturación para la tarea. si opta por crear resbalones usando las tarifas de cada tarea, la primera tarifa que rellene es la tarifa por defecto que Timeslips sugiere al almacenar los resbalones. al configurar sus clientes en Timeslips, usted establece reglas que describen cómo asignar tarifas a los resbalones usando una tarifa de cronometrador, una tarifa de cliente o una tarifa de tarea.
  8. (Opcional) En la lista Tipo de tarifa, especifique si la tarea debe calcularse a una tarifa por hora o a una tarifa fija.
  9. (Opcional) En la sección Predeterminados, establezca la información predeterminada que aparecerá en cada comprobante cuando seleccione esta tarea: Tiempo empleado y tiempo estimado: Establecer una cantidad predeterminada de tiempo estimado y tiempo empleado: Establecer un estado de facturación predeterminado para la tarea; en la mayoría de los casos, debe establecer la lista desplegable Estado de factura en BillableHold: Establecer un estado de retención predeterminado para el recibo. Normalmente, querrá que los comprobantes que cree estén disponibles para la facturación (y no en espera), por lo que el estado de suspensión predeterminado debe ser Desactivado: Establezca parte o la totalidad de la descripción que desea que aparezca en las hojas de cálculo utilizando esta tarea. Proporcionar parte o la totalidad de una descripción puede ahorrar tiempo al crear los resbalones.
  10. En la barra de herramientas vertical, haga clic en el botón Guardar (disco).

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