Cómo configurar un plan de cuentas para la contabilidad

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No hay ningún secreto para saber cómo establecer un Plan de Cuentas para su negocio – simplemente haga una lista de las cuentas que se aplican a su negocio. No se asuste si no puede pensar en todo tipo de cuentas que pueda necesitar para su negocio. Es muy fácil de añadir al Plan de Cuentas en cualquier momento.

Cuando añada cuentas a un plan de cuentas, recuerde distribuir la lista revisada a cualquier empleado que utilice esta lista para registrar operaciones en el sistema de contabilidad. Los empleados que no están directamente involucrados en la contabilidad necesitarán una copia del Plan de Cuentas si codifican facturas u otras transacciones y necesitan indicar en qué cuenta deben registrarse esas transacciones.

El plan de cuentas suele incluir al menos tres columnas:

  • Cuenta: Enumera los nombres de las cuentas.
  • Tipo: Enumera el tipo de cuenta: activo, pasivo, capital, ingresos, costo de ventas o gastos.
  • Descripción Contiene una descripción del tipo de transacción que debe registrarse en la cuenta.

Muchas compañías también asignan números a las cuentas, que se utilizan para codificar los cargos. Si su empresa utiliza un sistema informatizado, el ordenador asigna automáticamente el número de cuenta. De lo contrario, deberá planificar su propio sistema de numeración.

El sistema numérico más común es:

  • Cuentas de activos fijos: De 1.000 a 1.999
  • Cuentas de pasivo: De 2.000 a 2.999
  • Cuentas de patrimonio: De 3.000 a 3.999
  • Cuentas de ventas y costo de los bienes vendidos: 4.000 a 4.999
  • Cuentas de gastos: De 5.000 a 6.999

Este sistema de numeración coincide con el utilizado por los sistemas contables computarizados, lo que facilita la transición de una empresa si en un futuro decide automatizar sus libros utilizando un sistema contable computarizado.

Si está configurando su Plan de cuentas manualmente, asegúrese de dejar mucho espacio entre las cuentas para agregar nuevas cuentas. Por ejemplo, numere su cuenta de cheques Cash in Checking 1,000 y su cuenta de cuentas por cobrar 1,100. Eso le deja mucho espacio para agregar otras cuentas para hacer un seguimiento del dinero en efectivo.

El ejemplo de Plan de Cuentas, mostrado, fue desarrollado usando QuickBooks. Usted puede ver algunas cuentas que son únicas para el negocio, tales como Suministros de Cocina, y otras cuentas que son comunes sólo para el negocio minorista, tales como Discrepancias de Efectivo y Cargos de Comerciantes.

La parte superior de un modelo de plan de cuentas.

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