Cómo contabilizar entradas en el libro mayor

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Después de resumir los diarios de su empresa y desarrollar las entradas que necesita para el libro mayor, contabilice sus entradas en las cuentas del libro mayor. Al contabilizar en el libro mayor, incluya las cantidades en dólares de la transacción, así como las referencias de dónde se introdujo originalmente el material en los libros, de modo que pueda hacer un seguimiento de una transacción si surge una pregunta más tarde.

Por ejemplo, su jefe o el propietario pueden preguntarse por qué se gastó cierto dinero, o un auditor (un contador externo que verifica la exactitud de su trabajo) podría plantear una pregunta.

Para el ejemplo de negocio representado en las figuras siguientes, tres de las cuentas – Efectivo, Deudores y Acreedores – se arrastran mes a mes, por lo que cada una tiene un saldo inicial. La cuenta de ventas se cierra al final de cada período contable, por lo que comienza con un saldo cero. En este ejemplo, la empresa cierra sus libros mensualmente.

La cuenta de efectivo en la siguiente figura aumenta con los cargos y disminuye con los abonos. Idealmente, la cuenta de efectivo siempre termina con un saldo deudor, lo que significa que todavía hay dinero en la cuenta. Un saldo acreedor en la cuenta de efectivo indicaría que el negocio está sobregirado.

La cuenta de efectivo en el libro mayor.

La cuenta de deudores de la siguiente figura aumenta con los cargos y disminuye con los abonos. Idealmente, esta cuenta también tiene un saldo deudor que indica la cantidad que aún se debe de las compras de los clientes.

Si no se debe dinero de los clientes, el saldo de la cuenta es cero. Un saldo cero no es necesariamente algo malo si todos los clientes han pagado sus cuentas. Sin embargo, un saldo cero puede ser una señal de que sus ventas se han desplomado, lo que podría ser una mala noticia.

La cuenta de deudores en el libro mayor.

La cuenta de Acreedores en la siguiente figura aumenta con abonos y disminuye con cargos. Idealmente, esta cuenta tiene un saldo acreedor porque el dinero todavía se debe a los proveedores, contratistas y otros. Un saldo cero aquí equivale a no tener facturas pendientes.

Estas tres cuentas – Efectivo, Deudores y Acreedores – forman parte del balance general. Las cuentas de activos fijos en el balance general generalmente llevan saldos deudores porque reflejan activos (en este caso, efectivo) propiedad de la empresa. El efectivo y las cuentas por cobrar son cuentas de activo fijo.

Las cuentas de Responsabilidad Civil y Equidad por lo general llevan saldos acreedores porque las cuentas de Responsabilidad Civil muestran los reclamos hechos por los acreedores (en otras palabras, el dinero que la compañía debe a instituciones financieras, proveedores u otros), y las cuentas de Equidad muestran los reclamos hechos por los propietarios (en otras palabras, cuánto dinero los propietarios han invertido en el negocio). Cuentas por Pagar es una cuenta de pasivo.


La cuenta de Acreedores en el libro mayor.

La cuenta de ventas de la siguiente figura no es una cuenta de balance. En cambio, se utiliza para desarrollar el estado de resultados, que muestra si una empresa ganó dinero o no en el período que se examina. Los créditos aumentan la cuenta de ventas y los débitos la disminuyen. La cuenta de ventas generalmente tiene un saldo a favor, lo que es bueno porque significa que la empresa tenía ingresos.

La cuenta de explotación (PyG) muestra si la empresa obtuvo o no un beneficio. Si los abonos en la cuenta de ventas exceden los débitos en la cuenta de gastos y de costes, la empresa obtiene una ganancia. Ese beneficio sería en forma de un crédito, que luego se añade a la cuenta de Equidad llamada Ganancias Retenidas, que rastrea qué cantidad de los beneficios de su empresa se reinvirtieron en la empresa para hacer crecer el negocio.

Si la compañía perdiera dinero y el resultado final del estado de resultados mostrara que los costos y gastos excedían las ventas, entonces el número sería un débito. Ese débito se restaría del saldo de las Utilidades retenidas, para mostrar la reducción de las utilidades reinvertidas en la empresa

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La cuenta de ventas en el libro mayor.

Si su empresa obtiene un beneficio al final del período contable, la cuenta de remanente aumenta gracias a un abono de la cuenta de ventas. Si pierde dinero, su cuenta de ganancias retenidas disminuye. Debido a que la cuenta de beneficios de balance es una cuenta de capital y las cuentas de capital suelen tener saldos Haber, los beneficios de balance también suelen tener un saldo Haber.

Después de contabilizar todas las entradas del Ledger, es necesario registrar detalles sobre dónde se contabilizaron las operaciones en las páginas del diario.

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