Cómo diseñar informes de beneficios internos (PyG)

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Los informes sobre el rendimiento de las ganancias preparados para los gerentes de una empresa suelen denominarse P&L (ganancias y pérdidas). Estos informes deben prepararse con la frecuencia que los gerentes los necesiten, generalmente mensualmente o trimestralmente, e incluso semanalmente o diariamente en algunas empresas. Se prepara un informe de pérdidas y ganancias para el responsable de cada centro de beneficio; estos informes de pérdidas y ganancias confidenciales no circulan fuera de la empresa.

El P&L contiene información sensible que los competidores estarían encantados de obtener.

Los contables no suelen preparar informes de resultados breves a nivel de resumen. Los contables tienden a equivocarse al proporcionar demasiados datos e información detallados. Su mantra es dar a los gerentes más información, incluso si la información no es solicitada. Los gerentes son personas muy ocupadas y no tienen tiempo libre que perder, ya sea para leer largos correos electrónicos incoherentes o informes de ganancias de varias páginas con demasiados detalles.

Los informes de resultados deben ser compactos para una lectura rápida. Si un gerente desea más detalles de respaldo, puede solicitarlos cuando el tiempo lo permita. Idealmente, el contador debe preparar una página principal de ganancias que quepa en la pantalla de una computadora, aunque esto puede ser un poco demasiado pequeño en la práctica. En cualquier caso, sea breve.

Las empresas que venden productos deducen los gastos de ventas del coste de los bienes vendidos de los ingresos por ventas y, a continuación, notifican el margen bruto (también llamado ganancia bruta), tanto en sus cuentas de explotación declaradas externamente como en sus informes de pérdidas y ganancias internos a los directivos. Sin embargo, los informes de pérdidas y ganancias internos tienen mucho más detalle sobre las fuentes de ventas y los componentes del precio de coste.

Las empresas que venden productos fabricados por otras empresas suelen pertenecer a uno de dos tipos: minoristas que venden productos a consumidores finales y mayoristas (distribuidores) que venden a minoristas.

Existe la necesidad de modelos de ganancia cortos y directos, o rápidos y sucios, que los gerentes puedan utilizar para el análisis de la toma de decisiones y el trazado de la estrategia de ganancias. Corto significa una página o incluso más pequeño que una página completa. Como en una pantalla de monitor de ordenador, por ejemplo, con la que el gerente puede interactuar y probar los factores críticos que impulsan el beneficio.

Por ejemplo: Si el precio de venta se redujera un 5 por ciento para ganar un 10 por ciento más de volumen de ventas, ¿qué pasaría con las ganancias? Los responsables de los centros de beneficio necesitan una herramienta para responder rápidamente a estas preguntas.

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