Cómo documentar la evidencia de auditoría

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Auditoría para tontos

Por Maire Loughran

Desde la entrevista inicial con el cliente hasta la emisión del informe de auditoría, como auditor, usted tiene que mantener un registro de todo el trabajo que realiza. Esta información se guarda en el archivo de auditoría y muestra la base de las conclusiones a las que se llega. Aquí aprenderá sobre los tipos de documentos que entran en un archivo de auditoría, así como sobre quién es el propietario final de dicho archivo. (Aquí hay una pista: ¡Eres tú!)

El archivo de auditoría se presenta en muchas formas, todas las cuales se clasifican como permanentes o actuales.

El expediente de auditoría permanente

Los documentos del fichero permanente se arrastran de un año a otro. Constituyen la base para la planificación de la auditoría del año siguiente. La mayor parte de la información en el archivo permanente no cambia de un año para otro.

Aquí hay documentos para que usted los guarde en el archivo permanente del cliente:

  • Copias de los documentos de constitución de la empresa: Las empresas tienen que presentar los artículos de constitución, que cubren los aspectos básicos sobre la empresa, tales como su nombre, dirección, las acciones que emite (qué tipo y cuántas acciones), y el agente registrado El tipo de información que un estado necesita para la constitución es una cuestión de estatuto estatal.
  • Plan de cuentas: Utilice esta lista numérica de todas las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos y gastos del cliente como una especie de hoja de ruta para averiguar dónde deben aparecer ciertas cuentas en el libro mayor de su cliente.
  • Organigrama: Este documento muestra los niveles de gestión desde el jefe hasta el miembro más bajo del personal.
  • Manual de contabilidad: El manual proporciona un resumen de cómo funcionan las funciones de contabilidad de una empresa. Proporciona una guía de las responsabilidades de cada departamento de contabilidad y de cómo los empleados de contabilidad deben hacer su trabajo.
  • Copias de contratos o arrendamientos importantes: Debe tener una copia de los contratos de cualquier propiedad, planta o equipo que la compañía arriende. Esta información se utiliza para verificar los gastos de alquiler en los balances contables. Cualquier contrato importante con proveedores, clientes o sindicatos también se mantiene en el archivo permanente.
  • Documentación de control interno: Cualquier registro que usted mantenga o escriba durante la evaluación de los controles internos de la compañía se mantiene en el archivo permanente.
  • Emisiones de acciones y bonos: Estos documentos enumeran el número de acciones en circulación y ofrecen información sobre las condiciones de los bonos.
  • Procedimientos analíticos de años anteriores: Utilice estos documentos para ver si existen relaciones plausibles y esperadas en los datos financieros y no financieros de un año a otro.

El archivo de auditoría actual

También tendrá un archivo actual, que contiene todo su trabajo sobre la auditoría de este año. Aquí hay algunos ejemplos de cosas que espera ver en el archivo actual:

  • Plan de auditoría: Su hoja de ruta para llevar a cabo la auditoría del año en curso está definitivamente incluida en el archivo actual. Este plan incluye su comprensión del cliente, la asignación de recursos de la firma y sus evaluaciones de riesgo.
  • Balance de prueba de trabajo y documentos de trabajo: Una explicación realmente simple de un balance de prueba es que es un plan de cuentas con saldos finales para cada cuenta. El propósito del balance de prueba es mostrar que se ha cumplido la ecuación contable fundamental (activo = pasivo + patrimonio neto).
  • Asientos para el cliente: También se realiza un seguimiento de todas las entradas de corrección y reclasificación que se facilitan al mandante.

Su empresa es propietaria de todos los documentos de auditoría que prepara. No importa que el cliente haya pagado por la auditoría; la documentación no es propiedad del cliente.

El requisito básico de la Junta de Supervisión de Contabilidad de Compañías Públicas (PCAOB, por sus siglas en inglés) es que usted mantenga la documentación de auditoría durante un período de siete años, a menos que la ley exija un período más largo. Este requisito incluye cualquier documento que se cree, envíe o reciba que contenga opiniones, datos financieros o conclusiones sobre la auditoría o revisión. Las compañías no públicas no están obligadas a seguir las reglas del PCAOB. Sin embargo, muchas juntas de contabilidad estatales han adoptado políticas de retención similares. Es muy probable que su empresa siga las normas del PCAOB en todas las auditorías, tanto públicas como no públicas.

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