Cómo funcionan los sistemas de inventario – Explicado

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Auditoría para tontos

Por Maire Loughran

Para realizar una auditoría, usted tiene que saber cómo maneja el inventario su cliente. El conocimiento de los diferentes sistemas de inventario le ayuda a planificar y ejecutar una auditoría eficaz y eficiente. Existen dos tipos principales de sistemas de inventario: periódicos y perpetuos. Normalmente, si una empresa minorista utiliza cajas registradoras electrónicas (ECR) para leer los códigos de barras de los productos, utiliza el método perpetuo.

Sistemas de inventario en día fijado

En el sistema periódico, una sociedad GL realiza el inventario periódicamente y utiliza la cifra resultante para ajustar la cuenta de activos fijos de inventario del balance. Las tiendas minoristas que utilizan el inventario en día fijado suelen realizar el inventario al final del ejercicio. Sin embargo, un negocio podría hacer inventario más a menudo, como trimestralmente o al final de cada temporada de ventas pesadas (como el Día de San Valentín, el Día de la Madre y los días festivos de diciembre).

A continuación, el departamento de contabilidad de la empresa resta los totales de inventario final del inventario inicial después de añadir todas las compras de inventario realizadas durante el período. El número resultante es el precio de coste (COGS). La cuenta de existencias de balance se reduce y la cuenta de gastos de la cuenta de pérdidas y ganancias COGS se incrementa en ese número para que los ingresos coincidan con los gastos.

Sistemas de inventario permanente

El otro sistema de inventario utilizado es el sistema perpetuo. Con este sistema, el recuento de inventario se actualiza constantemente, de forma permanente, a medida que las cajas registradoras electrónicas (T.P.V.) registran los artículos vendidos. La mayoría de los grandes minoristas tienen T.P.V. Si alguna vez ha utilizado la autocomprobación, ha utilizado uno. La caja tiene una ventana de cristal con un haz de luz rojo. Usted pasa el código de barras de un producto por el haz rojo, y el precio (actualizado para las ventas si es necesario) se registra automáticamente como una venta por la que se le cobra y el negocio recibe ingresos.

Este sistema toma el coste del artículo vendido de la cuenta de existencias de activos fijos y lo traslada al precio de coste. Con el inventario en el punto de venta, las transacciones de caja actualizan toda la información de compra, inventario, precio de coste y ventas en todo el sistema en tiempo real a medida que se producen las transacciones. Por ejemplo, cuando usted entra en Target y compra un juego de utensilios de cocina mientras hace el check out, el software del punto de venta actualiza los registros del departamento de cocina para mostrar que un juego de utensilios de cocina menos está disponible para la venta. El software también actualiza los COGS para mostrar el costo del conjunto, y actualiza los ingresos para reflejar el precio de venta del conjunto.

La mayoría de las grandes tiendas minoristas tienen sistemas de inventario en el punto de venta con alertas de reabastecimiento de artículos y nivel de reabastecimiento. La alerta de nivel de reabastecimiento avisa a los empleados de compras cuando las ventas causan que el número de un artículo en el inventario caiga por debajo del requisito de cantidad mínima de la compañía. Si la compañía también programa el nivel de reordenación (la cantidad máxima de cada artículo que desea mantener a la mano), el software puede indicar exactamente cuántos de los artículos se deben pedir.

Incluso si un cliente utiliza un sistema de punto de venta, realizar un inventario físico al final del año es importante para verificar que el sistema perpetuo funciona correctamente. Hacer un inventario físico es también la mejor manera de identificar problemas de rotura y robo de empleados.

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