Cómo manejar una barra: Configuración de la nómina

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Running a Bar For Dummies, 2ª Edición

Por Ray Foley, Heather Dismore

En un bar, como en cualquier otro lugar, se pierde gente buena si no se les paga a tiempo, siempre. Establecer un sistema de nómina ayuda a mantenerte contento – no tienes que contratar nuevos empleados – y a tu personal contento – se les paga, por lo que están trabajando en tu bar en primer lugar. La primera regla de la nómina es abrir dos cuentas bancarias separadas:

  • Cuenta de explotación: Su cuenta de operaciones es su cuenta principal. El dinero de cosas como transacciones de tarjeta de crédito y depósitos en efectivo van a esta cuenta. Usted paga todas sus cuentas y facturas desde esta cuenta.
  • Cuenta de salarios: Esta cuenta bancaria es sólo para propósitos de nómina. Punto. Fin de la historia. Usted mueve dinero de su cuenta de operaciones a su cuenta de nómina por día de pago. Nunca mueva dinero de su cuenta de nómina a su cuenta de operaciones. En lo que a usted concierne, el dinero en su cuenta de nómina ya no es su dinero. Si, después del día de pago, un empleado decide retener su cheque en lugar de cobrarlo inmediatamente, que así sea. Resista la tentación de pedir un préstamo de esta cuenta, incluso temporalmente, sin importar lo ajustado que pueda parecer el dinero.

Cómo determinar el período de cálculo de nómina en su barra

No hay una manera correcta o incorrecta de pagar a tu gente, a menos que seas inconsistente. Recuerde, este bar no es sólo su bebé, es el medio de vida de sus empleados. Es la forma en que mantienen a sus familias, hacen los pagos del auto y pagan la escuela. Establezca un sistema y apéguese a él.

La mayoría de los bares pagan semanalmente o cada dos semanas. (Algunos eligen dos veces al mes, por lo general el día 1 y el 15, pero este horario puede hacer muy difícil el cálculo del pago por hora de los empleados). Aquí está el resumen de las ventajas y desventajas para usted, el propietario del bar, en ambos períodos.

  • Semanalmente: La ventaja es que usted tiene un pago más constante de los gastos de nómina. Cada semana usted transfiere aproximadamente la misma cantidad de dinero a su cuenta de nómina. En el lado negativo, duplicas tu tiempo de gestión. Bajo este sistema, usted tiene que verificar las horas, las tarifas de pago, y así sucesivamente, cuatro o cinco veces al mes, en lugar de dos o tres veces.
  • Cada dos semanas: La ventaja es que usted gasta menos tiempo en la gestión de la nómina. Probablemente pueda reducir sus costos de nómina a la mitad (asumiendo que lo está cultivando) porque necesita el servicio con menos frecuencia. La desventaja es que usted tiene un gasto de nómina mucho mayor cada dos semanas.

Cómo decidir: pague usted mismo su nómina o subcontrátela

Dependiendo del tamaño de su operación, puede optar por hacer todas las tareas de nómina usted mismo de principio a fin (o asignárselas a alguien en su operación), o puede subcontratar parte del trabajo a una compañía de nómina.

Estos son los pasos básicos para completar el proceso de cálculo de nómina:

  1. Calcule y verifique las horas que cada uno de sus empleados trabajó, sin importar el tipo de sistema que utilice, usted o uno de sus otros gerentes debe revisar esta información y confirmarla antes de que se emitan los cheques de pago. Si utiliza un sistema computarizado para hacer un seguimiento de las horas trabajadas, puede imprimir un informe que le proporcione las horas trabajadas registradas. Si no es así, reúna esas tarjetas de tiempo y empiece a sumar.
  2. Los errores de entrada de datos son comunes, por lo que de nuevo alguien tiene que volver a comprobar esta importante pieza de información incluso si (o especialmente si) su reloj de tiempo está computarizado.después de hacer esto un par de veces, se convierte en algo natural. Si nota que su lavavajillas favorito trabajó 32 horas esta semana a una tarifa de $132 por hora, no tendrá problemas para darse cuenta de que algo anda mal, comenzando en este punto, una compañía de nómina puede hacerse cargo por usted (excepto el Paso 7, probablemente) o puede continuar el proceso por su cuenta. Este proceso se vuelve un poco más tedioso en este punto porque tienes que hacer muchos cálculos.
  3. Usted tiene que calcular el pago bruto y deducir los impuestos y el FICA (más conocido como Seguro Social) de cada empleado para llegar al pago neto (la cantidad que se le debe al empleado después de que se le retiene toda la retención) Los cheques del empleado se emiten por el monto neto del pago, pero el talón del cheque debe darles detalles tales como su pago bruto y las deducciones detalladas. Póngase en contacto con su contador para los detalles.
  4. Cuente la paga neta de todos sus empleados para determinar su depósito total para la cuenta de nómina.
  5. Mantenga ambas cuentas en el mismo banco para que pueda hacer una llamada telefónica o completar una transacción en línea para mover dinero de una cuenta a otra y enviarla al final del día.
  6. Imprima un cheque por separado para cada empleado. Asegúrese de que cada cheque incluya detalles sobre el número de horas trabajadas por el empleado, su salario bruto y cualquier deducción que se haya deducido.
  7. Distribuya los cheques a los empleados el día de pago y establezca una hora programada, por lo general a media tarde, para distribuir los cheques.

Incluso si usted contrata a una compañía de nóminas, necesita que alguien de la empresa verifique la información antes de que se entreguen los cheques. Decida si el servicio de una compañía de nóminas (básicamente para calcular números y emitir cheques) vale la cantidad de dinero que usted pagará por él.

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