Cómo usan las empresas las cuentas de efectivo

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Por Maire Loughran

Desde el punto de vista de la auditoría, el efectivo es una cuenta importante porque las transacciones en efectivo afectan a todos los demás procesos empresariales y financieros. Las empresas adquieren efectivo mediante la venta de bienes o servicios, la enajenación de activos fijos o la adquisición de deuda o capital. Los mismos negocios ponen su dinero en efectivo en uso a través de la compra, el pago a los empleados y la compra de inventario.

Las empresas organizan y administran su dinero en efectivo mediante el uso de varios tipos de efectivo.

He aquí un resumen de los tipos de cuentas de efectivo que es más probable que tenga un cliente:

  • Cuenta corriente operativa: Casi todas las compañías tienen por lo menos una cuenta de cheques que está destinada a operaciones – los pagos de los clientes se depositan en esa cuenta y los proveedores se pagan desde ella. Los cheques pueden ser el instrumento principal para retirar los fondos de la compañía. Sin embargo, las empresas también pueden utilizar tarjetas de débito, al igual que usted, para retirar dinero y realizar transferencias electrónicas de fondos desde cajeros automáticos (ATM) y realizar compras en las tiendas.
  • Cuenta de cheques de nómina: Muchas empresas también tienen una cuenta de cheques separada para sus transacciones de nómina. Utilizan esta cuenta sólo para pagar a sus empleados y liquidar con el gobierno los impuestos sobre la nómina. No se deposita ningún ingreso directamente en esta cuenta; en su lugar, la empresa transfiere fondos de la cuenta de explotación en cada período de pago para cubrir todos los desembolsos.
  • Cuenta de comerciante: Si una empresa acepta pagos con tarjeta de crédito de sus clientes, también puede tener una cuenta de comerciante dedicada. Los únicos depósitos en esta cuenta (que generalmente es una cuenta corriente) provienen del proveedor del comerciante, la compañía que proporciona la capacidad de usar tarjetas de crédito para los pagos de los clientes. Los únicos retiros se hacen para mover dinero a cuentas de operaciones u otras cuentas especiales de pago para cubrir los retiros.
  • Cuenta del mercado monetario: Algunas empresas utilizan cuentas del mercado monetario para sus cuentas operativas, de nómina o de cajas de ahorro. La principal atracción de un mercado monetario es que generalmente paga una tasa de interés más alta que una cuenta corriente. Sin embargo, las cuentas del mercado monetario a menudo requieren mantener saldos mínimos, razón por la cual muchas empresas no las utilizan.
  • Cuenta de anticipos: Una cuenta de anticipos siempre tiene el mismo saldo y se utiliza generalmente para el efectivo para gastos menores, aunque se puede utilizar para otras funciones, como el cálculo de nómina o las cuentas de subsidiarias.

Usted se estará preguntando por qué una compañía podría aumentar su vida de contabilidad y teneduría de libros con diferentes cuentas bancarias para pagar gastos y aceptar ingresos. En realidad, en una empresa cuyo tamaño lo justifica, tener diferentes cuentas bancarias simplifica el flujo de trabajo y aumenta los controles internos. Por ejemplo, tener una cuenta de nómina dedicada permite a los empleados que pagan la nómina hacer su trabajo (procesar cheques de nómina en papel y transferencias electrónicas) mientras tienen acceso a una cantidad limitada y definida de dinero en efectivo.

Si su cliente de auditoría tiene múltiples ubicaciones/subsidiarias en diferentes ciudades, estados o países, probablemente tenga cuentas bancarias en cada ubicación. Estas cuentas se denominan cuentas de subsidiarias. Tenga en cuenta que todas las cuentas de sucursal dentro de la misma compañía no necesariamente se mantendrán en el mismo banco. Después de todo, el banco que utiliza la sede de una empresa puede no operar en el lugar donde está ubicada una filial.

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