Cómo utilizar el registro de auditoría para realizar un seguimiento de las acciones de Sage Timeslips

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Por Elaine Marmel

Si habilita la seguridad de Sage Timeslips y requiere que cada cronometrador utilice una contraseña para iniciar sesión en la base de datos, también puede utilizar la función de registro de auditoría para realizar un seguimiento de quién realiza acciones en la base de datos de Timeslips, qué acciones se realizan y cuándo se realizan.

Después de habilitar el seguimiento del registro de auditoría, puede controlar la cantidad de datos que se rastrean en la función e imprimir el informe del registro de auditoría para revisar las acciones realizadas en la base de datos.

El administrador de la base de datos Timeslips debería limitar el acceso a la función de seguimiento de auditoría. Si todo el mundo tiene acceso a la función de seguimiento de auditoría, cualquiera puede activarla y desactivarla a voluntad, lo que contradice el propósito de usar la función.

Para configurar la función Rastros de auditoría para realizar un seguimiento de la información de su base de datos, siga estos pasos:

  1. Si no ve el comando Audit Trails, seleccione Setup→Features Habilitado y asegúrese de que aparece una marca de verificación junto a la opción Audit Trails.
  2. En el cuadro de texto Contraseña del supervisor de los registros de auditoría, proporcione una contraseña que controle la función de registros de auditoría Para su seguridad, debe hacer que esta contraseña sea diferente de la contraseña del supervisor de seguridad, pero asegúrese de que el propietario de su empresa y el supervisor de seguridad conozcan esta contraseña. No distingue entre mayúsculas y minúsculas; Timeslips almacena la contraseña en todas las mayúsculas, incluso si la escribe con letras mayúsculas y minúsculas.
  3. Seleccione la opción Habilitar registros de auditoría.
  4. Una tabla es una colección de registros en una base de datos, y puede habilitar la función Audit Trails para tablas específicas en su base de datos Timeslips. Para rastrear sólo ciertos datos de la base de datos, abra la lista desplegable Tablas y seleccione la tabla. Decida si desea realizar un seguimiento de los cambios en la tabla seleccionando o deseleccionando la casilla de verificación Habilitar esta tabla Decida si desea guardar los cambios realizados en toda la tabla seleccionando o deseleccionando la casilla de verificación Guardar en cualquier edición Si deselecciona la casilla de verificación Guardar en cualquier edición, puede seleccionar campos específicos de la tabla que desea realizar el seguimiento seleccionando o deseleccionando campos en la lista Nombre de campo de la tabla.
  5. Haga clic en Aceptar. timeslips muestra un mensaje que identifica la contraseña de la función de registros de auditoría.
  6. Se le pedirá que añada los datos iniciales del registro de auditoría para los registros de la base de datos que ya existían cuando habilitó los registros de auditoría.
  7. Timeslips actualiza los datos del registro de auditoría.

Para visualizar la información del log, seleccione Special→Audit Trails para visualizar la ventana Audit Trails.

Utilice las opciones de la parte superior de la ventana para limitar los datos del registro de auditoría que se muestran en el centro de la ventana y haga clic en una entrada en el centro de la ventana para ver los datos del registro de auditoría de esa entrada en la parte inferior de la ventana.

Puede imprimir la información haciendo clic en el botón Imprimir (impresora) en la barra de herramientas vertical. También puede imprimir el informe seleccionando Reports→Other

Para visualizar la información del log de un registro específico, abra la ventana Audit Trails seleccionando Special→Audit Trails. A continuación, haga clic en un registro y elija Special→Audit Pista en este registro. El uso de este enfoque puede ser útil, por ejemplo, si desea ver el seguimiento de auditoría asociado con un cronometrador, un cliente o una tarea en particular.

La función Audit Trail puede generar muchos datos. Periódicamente, considere la posibilidad de purgar los datos del registro de auditoría haciendo clic en el botón Purgar (X) de la barra de herramientas vertical de la ventana Registros de auditoría. Timeslips muestra el cuadro de diálogo Purgar registros de auditoría, donde puede seleccionar los registros de registro de auditoría que desea purgar. También puede imprimir un informe de los datos del registro de auditoría que purga.

Antes de purgar los datos, considere la posibilidad de realizar una copia de seguridad. La copia de seguridad contendrá tanto los datos que purgue como los datos que no purgue; de esta manera, tendrá los datos purgados en caso de que descubra que los necesita más tarde.

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