Cómo utilizar un acuerdo de facturación de progreso en Sage Timeslips

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Por Elaine Marmel

Usted utiliza un acuerdo de facturación de progreso en Sage Timeslips cuando desea presentar varias facturas a su cliente durante la vida del trabajo que ha acordado realizar y desea determinar el monto de cada factura antes de generarla. Usted ingresa los recibos a medida que trabaja; cuando está listo para generar una factura, usted establece el monto de esa factura.

En la ficha Acuerdo 1 de la ventana Información del cliente, puede configurar un acuerdo de facturación de progreso para vales de tiempo, pero no para vales de gastos. Además, se puede seleccionar la Facturación del progreso: Opción total o la opción Facturación del progreso: Por opción Actividad.

Si elige la primera opción, usted establece una tarifa fija que cubre todos los comprobantes de pago. Si selecciona la segunda opción, al establecer el importe de la tarifa plana, Timeslips muestra las tareas de los comprobantes disponibles para la facturación y asigna importes para cada tarea.

Para configurar la primera tarifa plana del acuerdo de facturación de progreso, haga clic en el botón Editar junto al acuerdo de facturación para mostrar el cuadro de diálogo Facturación de progreso. En el ejemplo, se visualiza la Facturación del progreso: Cuadro de diálogo Total.

Para la primera factura de progreso de una serie de facturas de progreso, enfóquese en los montos en el WIP (trabajo en proceso) y en los cuadros WIP disponibles. La caja WIP le muestra, en dólares, cuánto trabajo ha acumulado hasta la fecha. En este ejemplo, Timeslips muestra los $750 en cargos que aparecen en la factura de PQR, Inc. El cuadro WIP disponible indica el valor total de los comprobantes de pago no facturados.

El importe de la tarifa fija se establece en el cuadro de diálogo Nuevos cargos. Puede escribir manualmente cualquier cantidad o hacer clic en el botón Aplicar WIP disponible para cargar la cantidad igual al valor de los recibos no facturados. La cantidad de $1000 fue suministrada, y Timeslips ajustó la cantidad de WIP Disponible a -$250 porque está cobrando $250 más que la cantidad disponible para la facturación en los resbalones.

Cuando usted produce la primera factura de una serie de facturas progresivas, se parece a la que se muestra en el ejemplo.

Aunque se introducen resbalones mientras se trabaja, Timeslips no muestra los resbalones en la primera factura que se genera o en facturas posteriores mientras el proyecto está en curso.

Para cada factura de progreso que desee generar, repita el proceso de apertura de la ventana de diálogo Facturación de progreso y proporcione un importe en la ventana Nuevos cargos. Después de aprobar la primera factura, Timeslips cambia el estado en el cuadro de diálogo Facturación de progreso de Primera factura a En curso.

Además, el cuadro Cargos facturados muestra el monto que le ha facturado al cliente para que pueda comparar los valores de los resbalones con los montos facturados a medida que fija los montos de los cargos fijos.

Cuando desee preparar la última factura del acuerdo de facturación de progreso, vuelva a abrir la ventana de diálogo Facturación de progreso. Cambie manualmente el estado a Factura final y establezca un importe de tarifa fija en el cuadro de diálogo Nuevos cargos.

Cuando usted produce la factura, Timeslips imprime todos los comprobantes que usted ha ingresado para el arreglo de facturación en la factura, junto con la cantidad total que usted cobró por esos comprobantes, así como nuevos cargos o un crédito por sobrecargos. La primera muestra una factura final que incluye nuevos cargos, y la segunda muestra una factura final que aplica un crédito por sobrecargos.

Cuando usted aprueba la factura final, Timeslips actualiza el historial del cronometrador y los valores de los resbalones facturados de todos los resbalones cubiertos por el acuerdo de facturación de progreso. Tenga en cuenta, sin embargo, que la factura final no termina el proceso; usted puede aplicar cualquier diferencia entre la cantidad facturada y la cantidad del valor del deslizamiento en una factura de progreso posterior.

Utilice la función Facturación de progreso: Por actividad de la misma manera que se utiliza la Facturación del progreso: Opción total. Sólo cambia de apariencia el cuadro de diálogo en el que se establecen los importes de la tarifa plana por factura; en él se enumeran las tareas asignadas a los comprobantes que ha introducido para el cliente seleccionado.

En este cuadro de diálogo, haga clic en una tarea o categoría y, a continuación, haga clic en el botón Aplicar WIP disponible o en el botón Abrir. Si hace clic en Aplicar WIP disponible, Timeslips establece los nuevos cargos para la factura siguiente como la cantidad de WIP disponible.

Si hace clic en el botón Abrir, Timeslips muestra el cuadro de diálogo Entrada de grupo de facturación de progreso que se muestra, en el que usted proporciona el importe que desea facturar en el cuadro Nuevos cargos.

Todo lo demás sobre los dos acuerdos de facturación de progreso funciona de la misma manera. No aparecerán resbalones en las facturas de progreso hasta que genere la factura final, y todavía tiene la opción de aplicar un crédito por sobrecargos.

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